Hướng dẫn cách đàm phán hiệu quả

25/02/2016 | 02:41:24 | Lượt xem: 8490
Đàm phán là một việc rất quan trọng trong mỗi giao dịch, quyết định sự thành bại của giao dịch cũng như những lợi ích mà quý vị thu được. Nhằm giúp nhà cung cấp Việt Nam nâng cao năng lực đàm phán, Phòng Tư vấn Xuất Nhập Khẩu của VIETGO xin cung cấp cho quý vị một số kinh nghiệm đàm phán mà chúng tôi học hỏi từ những người đi trước cũng như thu gom trong nhiều năm làm tư vấn xuất khẩu. Chúng tôi tin rằng sẽ rất hữu ích cho quý vị. Vậy còn chần chờ gì nữa, hãy đọc thôi!

NHỮNG CÁCH ĐÀM PHÁN HIỆU QUẢ




Đàm phán có 2 loại, 1 qua mail, hai là nói chuyện trực tiếp.

Chúng ta hãy bắt đầu với Đàm Phán Trực Tiếp nhé! Đàm phán qua email khi nào vãn việc các chuyên viên tư vấn VIETGO sẽ cung cấp cho quý vị sau.

Để đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế, quý vị cần phải nắm chắc nội dung và các kỹ thuật sau:

           1. Nội dung đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế

Là bên bán tập trung đàm phán các điều khoản

1: COMMODITY (tên hàng).

2: QUARITY (chất lượng).

3: QUANTITY (số lượng).

4: SHIPMENT/DELIVERY (giao hàng).

5: PRICE (giá cả).

6: PAYMENT (thanh toán).

7: PACKING AND MARKING (bao bì, mã ký hiệu).

Nếu là bên mua thì nhớ bàn kỹ những điều khoản sau:

8: WARRANTY (bảo hành).

9: PENALTY (phạt).

10: INSURANCE (bảo hiểm).

11: FORCE MAJEUCE (bất khả kháng).

12: CLAIM (khiếu nại).

13: ARBITRATION (trọng tài).

14: GENERAL CONDITION (điều khoản chung).

 

2.      Kỹ thuật đàm phán – phần này hấp dẫn đây, quý vị chớ bỏ qua!

2.1  Kỹ thuật khai thác thông tin đối tác

Để đàm phán đạt hiệu quả cao, theo VIETGO bạn cần biết rõ ý đồ, kỳ vọng và những thông tin cần thiết từ phía đối tác. Trên bàn đàm phán, trừ những trường hợp cần thiết, người ta không sẵn sàng lật ngửa quân bài của họ lên cho ta chọn, vì vậy, phải dùng nhiều cách để thu thập thông tin. Trong đó lắng nghe và đặt câu hỏi là các cách cơ bản. Nhờ lắng nghe ta phát hiện được những chi tiết và những điểm nghi vấn để hỏi vào thời điểm phù hợp. Khi nào là thời điểm phù hợp? Thông thường ta không nên đặt câu hỏi cắt ngang phần trình bày của đối tác. Họ nói càng dài, ta càng có cơ hội khai thác được nhiều thông tin. Hãy ghi nhớ: Kể cả khi nghe chán quá, cũng phải cố kiên nhẫn mà nghe – đó là sự kiên nhẫn được trả giá.

Để khai thác thông tin, bên cạnh lắng nghe, phải biết đặt câu hỏi. Nếu biết cách đặt câu hỏi bạn  sẽ khai thác được tối đa những thông tin từ đối tác để phục vụ cho chiến lược đàm phán của mình.

Để đạt được mong muốn, cần giải quyết 3 vấn đề:

● Nội dung câu hỏi: Hỏi cái gì?

● Hình thức câu hỏi: Từ, ngữ và câu hỏi được sắp đặt như thế nào?

● Thời điểm đưa ra câu hỏi?

Để có thể hỏi đúng chỗ, đúng lúc và đạt được hiệu quả mong muốn, cần:

● Lập kế hoạch đặt các câu hỏi một cách kỹ lưỡng, chi tiết.

● Phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về đối tác.

● Chuyển dần từ cách hỏi chung chung, câu hỏi mở, sang hỏi cụ thể, với phạm vi thu hẹp dần.

● Phải chọn đúng thời điểm để hỏi.

● Biết khéo léo khai thác và phát triển những điều phía đối tác trình bày.

● Xin phép được hỏi.

Một số điểm cần lưu ý khi đặt câu hỏi:

● Không đặt câu hỏi có thể trả lời “có” hoặc “không”, trừ khi đó là điều ta cần.

● Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng dữ liệu, chứ không phải là giải pháp.

● Ngữ điệu câu hỏi, nên dùng dạng trung tính với thái độ hỏi bình tĩnh. Hãy luôn nhớ: Thái độ công kích, chỉ trích cay cú hoặc áp đặt không giúp bạn có được kết quả mong muốn.

● Nếu ta định lấy thông tin “khó moi”, hãy đặt một loạt câu hỏi mềm mỏng trước để định hướng câu trả lời của đối tác, sau đó mới đặt câu hỏi chính.

● Nếu đối tác né tránh cung cấp thông tin bằng cách hứa sẽ quay trở lại vấn đề sau thì đừng quên nhắc họ phải thực hiện lời hứa của mình.

Một số kiểu câu hỏi có thể dùng:

● Câu hỏi trực tiếp/có định hướng (direct questions): Được sử dụng khi đối tác chưa thực sự quan tâm hoặc chần chừ trong việc ra quyết định. Câu hỏi có định hướng là câu hỏi mang tính cụ thể, yêu cầu trả lời về những vấn đề cụ thể.

● Câu hỏi không định hướng (Non – directive questions): Là những câu hỏi khái quát, không đòi hỏi người trả lời phải đi vào những nội dung cụ thể. Loại câu hỏi này thích hợp nhất là khi phía đối tác có mong muốn bộc lộ bản thân.

● Câu hỏi trình bày thông tin (questions that give information): Là loại câu hỏi cung cấp thông tin cho người nghe, sau những câu hỏi này thường là phần luận giải của người hỏi.

● Câu hỏi kích thích suy nghĩ (questions that stimulate thoughs): Là loại câu hỏi khiến người bị hỏi phải xem xét lại cách nghĩ của họ và thử nghĩ theo cách khác.

● Câu hỏi kích thích ra quyết định (questions that cause decisions to be made): Là câu hỏi dùng để kết thúc vấn đề.

● Câu hỏi dẫn dắt (leading questions): Là loại câu hỏi giúp chuyển vấn đề đàm phán sang một hướng khác hoặc hướng người trả lời dần từng bước chuyển theo logic của người đặt câu hỏi.

● Câu hỏi kết luận (closure questions): Là loại câu hỏi giúp khép lại cuộc đàm phán tạm thời hoặc vĩnh viễn.

Trong quá trình hỏi có thể dùng chiến thuật “vừa đấm, vừa xoa” (blow hot – blow cold)…

2.2  Kỹ thuật trả lời câu hỏi

Đàm phán là một quá trình khám phá. Câu hỏi được đưa ra và được đáp ứng bằng câu trả lời, rồi đến tuyên bố, bác bỏ hoặc điều chỉnh. Nhà đàm phán phải chịu một áp lực lớn để có được những nhận định, những câu trả lời hợp lý. Vấn đề ở chỗ ít ai trong số chúng ta có khả năng đưa ra câu trả lời mỹ mãn ngay tức thì. Thường những câu trả lời ấy lóe lên sau khi cuộc đàm phán đã lùi vào dĩ vãng, khi người ta đang ngồi trên xe đi về nhà hoặc đã về đến nhà chẳng hạn.

Như vậy, muốn trả lời tốt phải chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng. Trong quá trình chuẩn bị, thì lường trước những câu hỏi mà đối tác có thể nêu ra có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Muốn làm được điều đó thì cần chuẩn bị đầy đủ thông tin, rèn cách ứng phó để có thể đối đáp một cách hiệu quả, bên cạnh đó trong từng trường hợp cụ thể cần vận dụng các thủ pháp sau một cách thích hợp:

● Đầu tư thời gian thích đáng để suy nghĩ

● Không đưa ra câu trả lời nếu không hiểu câu hỏi

● Phát hiện những câu hỏi không cần trả lời

● Đưa ra những câu trả lời chỉ đáp ứng một phần câu hỏi, chứ không trả lời toàn bộ câu hỏi, nếu việc đó gây bất lợi cho ta

● Tìm cách lảng tránh không trả lời thẳng vào câu hỏi, bằng cách đưa ra câu trả lời lạc đề - câu trả lời cho một câu hỏi nào đó không được hỏi.

● Hoãn câu trả lời với lý do chưa đủ tài liệu hoặc không nhớ chính xác, đầy đủ những thông tin cần thiết

● Buộc phía đối tác tự tìm câu trả lời, bằng cách yêu cầu họ làm rõ câu hỏi của chính họ.

● Khi có người cắt ngang, hãy đừng tỏ ra phiền lòng về sự cắt ngang đó.

               2.3 Kỹ thuật thuyết phục đối tác

Tính hợp lý trong quan điểm đàm phán của ta là yếu tố quyết định để thuyết phục đối tác đi đến thỏa thuận. Nghĩa vụ của nhà đàm phán là phải làm cho đối tác tin tưởng rằng họ sẽ đạt được thỏa thuận có lợi như họ mong muốn.

Một số kỹ thuật thuyết phục đối tác cơ bản:

● Luôn luôn dùng câu ngắn, rõ ràng, khúc chiết để đảm bảo cho người nghe hiểu được, hiểu đúng, hiểu rõ những gì được trình bày (những thuật ngữ kỹ thuật cần được giải thích, những khái niệm, thuật ngữ khó hiểu cần được nhắc lại, nhấn mạnh). Người trình bày tốt là người có khả năng biến điều khó hiểu thành điều dễ hiểu.

● Tốc độ nói vừa phải để người nghe có thể theo dõi, ghi chép.

● Luôn giữ thế chủ động và sử dụng câu khẳng điịnh khi trình bày các vấn đề. Nếu ta hành động, biểu hiện, suy nghĩ và trình bày một cách tự tin chắc chắn vào những điều ta trình bày thì sẽ tác động mạnh đến đối tác, khiến họ tin theo, nhờ vậy thuyết phục được họ.

● Nắm chắc và nhớ chính xác số liệu minh chứng cho những ván đề trình bày, trignh bày đĩnh đạc, dứt khoát, sẽ làm cho đối tác nể phục, nên dễ thuyết phục được họ.

● Nói chuyện với người ra quyết định. Bất kể người đưa ra câu hỏi là ai, khi trả lời câu hỏi ta phải hướng về người ra quyết định, bởi đó chính là người ta cần thuyết phục.

● Không công kích trực tiếp đối phương, kể cả công kích trực tiếp lẫn gián tiếp.

● Nếu cần thiết, dẫn chứng lập luận của ta bằng sự xác nhận của bên thứ ba.

● Chỉ cho đối tác cách ta giải quyết vấn đề của họ. Nếu tình huống đàm phán cho phép, ta có thể dặt mình vào vị trí của đối tác, để nêu cách giải quyết vấn đề, làm được như vậy sẽ có sức thuyết phục rất cao.

● Cách trình bày hấp dẫn. Trong mọi trường hợp dù là trình bày quan điểm của mình hay tranh luận, thuyết phục đói tác, cách trình bày hấp dẫn bao giờ cũng giúp ta đạt được hiệu quả cao.

               2.4 Kỹ thuật nâng cao vị thế trong đàm phán

 

● Làm nổi bật điểm mạnh: “Đương nhiên ngài thấy rằng chúng tôi buộc phải nói chuyện với các nhà cung cấp tiềm năng khác”.

● Giảm thiểu điểm yếu: “Chúng tôi muốn giải quyết vấn đề nhanh chóng, nhưng chúng ta còn nhiều thời gian”.

● Người đi trước: “Cách giải quyết này đã được các bạn hàng trước đây của các ngài áp dụng”.

               2.5 Kỹ thuật giảm giá trị lý lẽ của đối tác

● Khoảng cách tín nhiệm: “Hình như các ngài không nhất quán với những điều đồng nghiệp hôm trước đã trình bày. Có lẽ ngài nên xác minh lại…?”

● Đặt câu hỏi về dữ liệu/nguồn tin: “Thông tin của ngài cho thấy rằng…nhưng của chúng tôi lại khác. Thật vậy, người ta cho tôi hay rằng:…”

● Nghi vấn giả thiết: “Ngài nói rằng… Vậy điều đó dựa vào đâu?”

● Nghi vấn kết luận: “Ngài đã tuyên bố điều này. Ngài có thể cho biết ngài đã rút ra kết luận này như thế nào?”

● Tập trung phần thiếu sót: “Tôi đòng ý ddiefu đó quan trọng, nhưng ngài chưa đề cập đến…”

● Nhấn mạnh điểm yếu: “Rất thú vị, nhưng lý lẽ của ngài chưa thuyết phục lắm. Ví dụ như (phần yếu lý nhất của đối tác).”

● Đề nghị xem lại: “Dữu liệu này có cách đây ba năm rồi. Chúng tôi cho rằng tình hình bây giờ đã có nhiều thay đổi. Ta nên xem xét lại”.

               2.6 Kỹ thuật nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ

● Cần biết rõ điểm giới hạn bạn có thể nhượng bộ.

● Giúp đối tác đưa ra nhượng bộ bằng cách gợi cho họ những lý do hợp lý. Tránh làm cho họ mất mặt.

● Khi đối tác nhượng bộ, hãy nói to nhượng bộ đó lên.

● Đưa ra nhượng bộ với tính chất thăm dò và sử dụng cách nói giả thuyết: “Các ngài sẽ nói sao nếu chúng tôi…”

● Hãy trao đổi những nhượng bộ bằng cách sử dụng cách nói điều kiện: “Nêu các ông…thì chúng tôi sẽ…”

● Đưa ra đề nghị cả gói để đạt được mục tiêu của bạn. Hãy tìm cách liên kết các vấn đề với nhau.

● Luôn luôn đánh giá những nhượng bộ của bạn theo quan điểm của đối tác. Hãy nghĩ xem những nhượng bộ của bạn có giá trị như thế nào đối với họ.

● Đừng bao giờ đưa ra một nhượng bộ mà không nghĩ đến những hậu quả lâu dài có thể xảy đến với bạn.

● Tuyên bố lý do trước, sau đó mới đưa ra nhượng bộ.

● Vững vàng với những lợi ích cơ bản, uyển chuyển với những vị thế đàm phán.

               2.7 Kỹ thuật giải quyết những tình huống bế tắc trong đàm phán

Theo quan sát của VIETGO, đến một giai đoạn nào đó, có thể xảy ra những tình huống bế tắc – đôi bên đều có cảm giác không thể nhượng bộ được nữa, cuộc đàm phán rơi vào trạng thái gay go, có nguy cơ tan vỡ.

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng bế tắc:

● Khoảng cách giữa lợi ích mà hai bên đề ra quá lớn.

● Tranh chấp lập trường.

● Một bên dùng thế mạnh để ép buộc bên kia.

● Do không hiểu nhau.

● Năng lực của cán bộ đàm phán bị hạn chế.

Kỹ thuật giải quyết các tình huống bế tắc trong đàm phán:

                  ♦ Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường.

Những việc cần làm:

● Nhận thức được lợi ích xác định lập trường.

● Đằng sau lập trường bất đồng có thể tồn tại những lợi ích chung.

● Xác định rõ lợi ích của mình và của đối tác.

● Trao đổi về lợi ích giữa các bên.

● Gắn các lợi ích khác nhau lại với nhau.

                  ♦ Tạo ra các phương án để cùng đạt được mục đích:

Cần làm:

● Trước hết cần sáng tạo ra các phương án.

Đánh giá, lựa chọn các phương án để đưa ra đàm phán.

● Tháo luận với đối tác.

● Hai bên đi đến quyết định lựa chọn phương án tối ưu.

                  ♦ Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan:

Cần tuân thủ nguyên tắc:

● Hãy coi cuộc đàm phán là cuộc tìm kiếm chung những tiêu chuẩn khách quan.

● Hãy lập luận và lắng nghe những lập luận của đối tác để xem tiêu chuẩn nào là khách quan nhất, phù hợp nhất.

● Chỉ lùi bước trước nguyên tắc, chứ không lùi bước trước áp lực của đối tác.

                  ♦ Áp dụng thuật nhu đạo:

Không công kích lập trường của đối tác, mà hãy tìm kiếm, phát hiện những lợi ích đằng sau nó.

Đừng bảo vệ ý kiến của bạn, mà hãy đề nghị đối tác góp ý kiến và khuyên bạn, sau đó sẽ hỏi xem họ sẽ làm gì nếu ở vào địa vị của bạn.

Chuyển sự công kích nhằm vào bạn thành cuộc tấn công giải quyết vần đề.

● Hãy đặt câu hỏi và giữ im lặng khi cần thiết.

                  ♦ Thay thế cán bộ đàm phán:

Khi thay đổi cán bộ đàm phán cần lưu ý:

● Nói cho đối tác biết nguyên nhân thay đổi.

● Không tùy tiện thay đổi người, chỉ thay thế khi cần thiết.

● Không làm mất thể diện nhân viên của mình.

                  ♦ Tập trung vào nhân vật chủ chốt:

Trong đàm phán cần tìm ra nhân vật chủ chốt và người còn chưa đồng ý với ý kiến của bạn, cần tập trung sức lực để thuyết phục những người đó thì mới có thể đạt được kết quả.

                  ♦ Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công:

Trong đàm phán cần nắm được vấn đề bản chất, nắm lấy chỗ sơ hở của đối phương, tập trung tấn công vào điểm yếu của họ.

                  ♦ Lợi dụng mâu thuẫn:

Lợi dụng mâu thuẫn trong nội bộ đối tác và đấu tranh khéo léo, đẩy trách nhiệm gỡ tình thế bế tắc cho phía bên kia, từ đó có thể làm cho thế bế tắc tiêu biến mất.

          

               2.8 Kỹ thuật lắng nghe:

Để đàm phán thành công thì chỉ nói hay, hỏi đúng chưa đủ, mà còn phải biết lắng nghe. Biết nghe là cả một nghệ thuật. Để nghe cho rõ, cho đúng bạn phải hết sức khách quan và chủ động, phải cố gắng hiểu cho được cả những ý đồ, ẩn ý, hàm ý ẩn chứa trong những câu hỏi, câu nói của phía đối tác.

Để có thể nghe một cách chăm chú,hiệu quả, cần:

● Nghe một cách hứng thú,tích cực;

● Khi nghe cần chú ý quan sát cả thái độ và cử chỉ của người nói;

● Tránh ngắt lời đối tác;

● Không xao lãng hoặc phân tán tư tưởng;

● Phải cố gắng ghi chép những gì mình nghe được;

● Thể hiện cho đối tác thấy sự tập trung chú ý và quan tâm của bạn đến điều họ trình bày;

● Trong đàm phán cố gắng giữ bình tĩnh, tránh giận giữ trong mọi tình huống;

● Hãy luôn nhớ không thể đồng thời vừa nghe, vừa nói tốt được.

● Ngoài những kỹ thuật đàm phán thông thường được trình bày ở trên, phần tiếp theo xin giới thiệu một số kỹ thuật đàm phán đặc biệt mà Fisher và Ury đã viết trong cuốn Getting to YES.

               2.9 Kỹ thuật tìm hiểu, đánh giá đối tác

                  ♦ Hãy đặt mình vào địa vị người khác.

Thế giới phụ thuộc vào con mắt nhìn của bạn. Con người có xu hướng chỉ nhìn thấy cái họ thích. Trong hàng đống các tin tức chi tiết, họ có xu hướng chọn và tập trung vào những sự kiện khẳng định những nhận thức trước đó của họ; bỏ qua hay hiểu sai đi các sự kiện không khớp với nhận thức của họ. Mỗi bên trong đàm phán thường chỉ nhìn thấy lẽ phải thuộc phía mình và sai trái thuộc về phía bên kia.

Khả năng nhận xét sự việc theo con mắt của phía bên kia, dù có thể là một việc khó khăn đến đâu vẫn là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết mà một nhà đàm phán nên có. Thực sự chưa đủ nếu bạn mới chỉ biết là họ nhìn nhận sự việc khác bạn. Nếu bạn muốn tác động tới họ, bạn cần tìm hiểu thấu đáo sức nặng của quan điểm của họ và tình cảm mà họ đặt vào quan điểm ấy. Bạn nghiên cứu con gián dưới ống kính hiển vi chưa đủ, mà còn phải cảm thấy làm một con gián như thế nào. Để làm việc này, bạn hãy khoan xét đoán khi bạn “thử” nghĩ theo cách của họ - họ có thể tin quan điểm của họ là đúng với một niềm tin mạnh mẽ như niềm tin của bạn rằng bạn đúng.

Hiểu biết quan điểm của người khác không có nghĩa là đã đồng ý với quan điểm đó. Song, thực tế cho thấy việc bạn hiểu rõ cách nghĩ của người khác có thể làm bạn xem lại quan điểm của mình về vấn đề. Song, đó không phải là giá phải trả cho việc bạn hiểu quan diểm người khác mà chính điều đó làm lợi cho bạn. Nó cho phép bạn thu hẹp các lĩnh vực xung đột và tạo ra triển vộng phát triển những lợi ích mới của bạn.

                  ♦ Đừng suy diễn ý định của người khác qua lăng kính sợ hãi của bạn.

Con người có khuynh hướng nghĩ nếu họ sợ thì phía kia làm điều đó.

Người ta rất dễ có thói quen suy diễn theo cách xấu nhất những điều người khác nói hay làm. Nghi ngờ thường sinh ra một cách tự nhiên từ nhận thức hiện hữu của bạn. Hơn nữa, người ta nghĩ rằng dường như là an toàn hơn khi cho mọi người thấy phía bên kia thực tế xấu xa đến mức nào. Tuy nhiên, cái giá phải trả cho tính đa nghi ấy là những tư tưởng lành mạnh hướng đến thỏa thuận bị bỏ rơi và những thay đổi nhỏ trong quan điểm sẽ bị bỏ quên hay bị cự tuyệt.

                  ♦ Đừng đổ lỗi cho người khác về khó khăn của bạn.

Thật là dễ đổ trách nhiệm về khó khăn của bạn cho phía bên kia. “Công ty của ông hoàn toàn không tin được! Mỗi lần các ông sủa chữa máy phát điện của nhà máy chúng tôi là một lần các ông làm như mèo mửa và rồi nó lại hỏng”. Chê trách người khác là một thói quen con người ta dễ mắc, nhất là khi cảm thấy rỗ ràng phía bên kia phải chịu trách nhiệm. Song, ngay cả khi sự chê trách là có lý thì thông thường nó vẫn phản tác dụng. Khi bị chê trách, phía bên kia sẽ bắt đầu đối phó chống lại những gì bạn nói. Họ sẽ thôi không nghe bạn hoặc tìm cách phản kích bạn. Chê trách người khác chắc chắn sẽ làm vấn đề đàm phán và con người đàm phán rối vào nhau.

Khi bạn nói về những vấn đề nào đó, bạn hãy tách những biểu hiện của ván đề đó khỏi con người mà bạn đang cùng trao đổi: “Máy phát điện của chúng tôi mà công ty của ông nhận bảo hành sửa chữa lại vừa bị hỏng. Thế là đã ba lần máy hỏng trong tháng qua. Lần hỏng đầu tiên, máy ngừng vận hành mất một tuần lễ. Trong khi nhà máy chúng tôi rất cần máy phát điện chạy liên tục. Tôi muốn xin ông một lời khuyên nên làm thế nào để hạn chế mức độ thấp nhất sự hỏng hóc. Không biết chúng tôi có nên chọ công ty bảo dưỡng khác, kiện nơi chế tạo máy, hay làm điều gì khác?”

                  ♦ Thảo luận quan điểm của nhau.

Có một cách giải quyết tốt các bất đồng về nhận thức là làm rõ và thảo luận chúng với phía bên kia. Nếu bạn làm điều đó một cách chân thành, thẳng thắn và không trách móc người khác về vấn đề đang tồn tại, thì cuộc thảo luận có thể tạo nên sự hiểu biết cần thiết để phía bên kia xem những điều bạn nói là nghiêm túc, và ngược lại.

                  ♦ Hãy để người khác có phần của họ trong kết quả bằng cách lôi cuốn họ vào việc

Nếu không tham gia vào tiến trình người ta khó có thể chấp nhận kết quả đạt được. Ngay cả khi các điều khoản của một thỏa thuận dường như là thuận lợi cho họ, phía bên kia vẫn có thể sẽ bác bỏ, đơn giản chỉ vì họ hoài nghi do không được tham gia vào quá trình soạn thảo thỏa thuận đó. Dễ đi đến thỏa thuận hơn nhiều nếu cả hai phía đàm phán đều cảm thấy có những ý tưởng của họ trong thỏa thuận. Toàn bộ tiến trình đàm phán sẽ vững chắc hơn nếu mỗi bên đều từng bước cùng thông qua các giải pháp đang được xây dựng. Mỗi lời phê phán các điều khoản, mỗi thay đổi, nhượng bộ sau đó đều mang dấu ấn của các nhà thương lượng. Mỗi kiến nghị có ý kiến của cả hai phía sẽ làm mỗi bên cảm thấy mình là tác giả của kiến nghị đó.

                  ♦ Biết giữ thể diện cho người khác:

Hãy đưa ra những đề nghị phù hợp với tiêu chuẩn giá trị của họ. Biết giữ thể diện cho người khác có nghĩa là biết điều hòa thỏa thuận với những nguyên tắc của bạn và tạo ra được bằng chứng là các nhà thương lượng đều có tiếng nói cảu mình trong thỏa thuận. Không nên đánh giá thấp điều quan trọng này.

             2.10 Kỹ thuật trao đổi thông tin

                  ♦ Hãy nghe một cách tích cực và cố gắng nắm bắt những điều đối phương nói.

 

Lắng nghe là điều cần thiết, nhưng khó khăn hơn là phải thấu hiểu được những điều phía bên kia nói, đặc biệt khi đàm phán đang tiến hành căng thẳng. Lắng nghe làm cho bạn hiểu được nhận thức của họ, cảm nhận được xúc cảm của họ và hiểu được những điều họ muốn nói. Nghe một cách tích cực không chỉ làm bạn nghe tốt hơn mà đối phương cũng sẽ nói tốt hơn. Nếu bạn vừa chăm chú lắng nghe vừa thỉnh thoảng xen một vài câu hỏi: “có phải ngài đang muốn nói…?”, người đối thoại với bạn sẽ rất hài lòng vì họ sẽ nhận ra rằng họ không mất thời gian vô ích và không phải họ đang nói những điều nhàm chán. Họ sẽ cảm thấy hài lòng là được bạn lắng nghe và hiểu họ. Làm cho đối phương thấy rằng bạn đang lắng nghe họ là sự nhượng bộ ít tốn kém nhất.

Phương pháp chuẩn mực để lắng nghe có hiệu quả là tập trung chú ý vào những điều đối phương đang nói, đề nghị họ nói rõ ràng, chính xác những ý nghĩ của họ và yêu cầu nhắc lại nếu bạn còn cảm thấy mập mờ, khó hiểu. Khi lắng nghe bạn hãy coi nhiệm vụ của bạn không phải là tìm cách phản ứng mà là tìm cách hiểu họ. Hãy cố gắng nắm bắt nhận thức, Nhu cầu cũng như những điều còn băn khoăn của họ.

Nhiều người cho rằng: sách lược đàm phán tốt là không nên chú ý tới những ý kiến của phía bên kia và không thừa nhận bất cứ quan điểm nào của họ. Một nhà đàm phán giỏi cần phải làm ngược lại. Khi bạn còn chưa thừa nhận những điều người khác nói và cho họ thấy bạn hiểu họ, họ vẫn tin là bạn chẳng nghe gì họ. Sau đó nếu bạn cố giải thích cho họ một quan điểm khác họ vẫn cho rằng bạn chưa hiểu họ. Họ chỉ có thể nghĩ trong đầu “mình đã nói rồi, mà hắn vẫn cứ huyên thuyên gi thế, chắc chắn vẫn chưa chịu hiểu”. Sau đó vì lắng nghe bạn, họ sẽ tìm cách tranh luận theo cách mới, hy vọng là lần này bạn sẽ hiểu. Vì vậy, hãy tìm cách cho họ thấy là bạn đã hiểu rõ. Bạn nên nói: “Thưa ông, xin phép cho tôi được hiểu rõ hơn điều ông vừa trình bày. Có phải theo ông thì…”.

Khi nhắc lại những điều bạn hiểu từ cách nói của đối tác, bạn hãy trình bày một cách tích cực theo quan điểm của họ và nhấn vào chỗ mạnh của họ. Bạn có thể nói: “Ông lập luận rất chắc. Cho phép tôi trình bày như sau có đúng không. Tôi rất ấn tượng với …”. Tuy nhiên hiểu không có nghĩa là đồng ý, thỏa thuận. Bạn có thể hiểu cặn kẽ, chính xác điều phía bên kia đưa ra, song hoàn toàn không đồng ý với họ. Nếu làm cho họ tin rằng bạn đã nắm được đúng quan điểm của họ, bạn sẽ dễ dàng giải thích những quan điểm của bạn. Trước tiên, bạn phải nhìn vấn đề bằng con mắt của họ. Sau đó, hãy đề cập đến những vấn đề tồn tại trong ý kiến của họ. Nếu bạn có thể làm cho lý lẽ của họ sáng tỏ hơn để rồi bác bỏ nó thì bạn đã mở hết cơ hội thành công của cuộc thương lượng và làm giảm hết mức khả năng họ nghĩ bạn không hiểu họ.

                 ♦  Nói để người ta hiểu.

Nói với đối tác là cả một nghệ thuật. Người ta hay quên rằng cuộc đàm phán không phải là cuộc tranh luận, và lại càng không phải cuộc xét xử, phân tranh phải trái. Bạn không phải thuyết phục bên thứ 3. Người mà bạn phải thuyết phục chính là người đang bàn với bạn. Nếu cuộc đàm phán được so sánh với quá trình xét xử thì nó giống việc hai quan tòa cố gắng nhất trí với nhau về vụ án. Hãy đặt bạn vào vị trí 2 vị chánh án đang cùng nhau tìm tiếng nói chung. Trong điều kiện ấy, nếu bạn trách móc cãi cọ hay cao giọng với phía bên kia thì sẽ không thuyết phục được. Ngược lại, nếu bạn thẳng thắn công nhận là họ nhìn nhận vấn đề khác bạn và cố gắng cùng họ hướng về phía trước để tìm ra giải pháp chung thì sẽ có tác dụng tốt.

                  ♦ Nói có mục đích.

Đôi khi vấn đề trở nên rắc rối không phải do ít, mà là do có quá nhiều thông tin. Khi các bên tức giận và hiểu lầm nhau, tốt nhất là đừng nói hết. Việc nói toạc hết là bạn đã linh hoạt thế nào khi cản trở chứ không phục vụ mục đích là đạt được thỏa thuận. Nếu như bạn nói với người mua rằng bạn định bán nhà mình với giá 80.000USD sau khi người đó tuyên bố sẽ trả bạn 90.000USD thì bạn sẽ khó đạt được thỏa thuận hơn là nếu như trước đó bạn giữ im lặng không nói gì về giá cả. Trước khi đưa ra một tuyên bố quan trọng nào đó, bạn cần biết bạn muốn nói điều gì, nhằm mục đích gì.

             2.11 Kỹ thuật tìm kiếm lợi ích chung

                  ♦ Xác định các lợi ích chung.

Về lý thuyết, rõ ràng là những lợi ích chung giúp tạo nên thỏa thuận. tạo ra một ý tưởng đáp ứng lợi ích chung là tốt cho cả hai bên.

Để xác định lợi ích chung cần chú ý: Thứ nhất các lợi ích chung luôn tiềm tàng trong mọi cuộc đàm phán. Có thể chúng không rõ ràng ngay. Bạn hãy tự hỏi: chúng ta có lợi ích chung trong việc duy trì mối quan hệ với nhau không?  Trước mắt ta có những cơ hội nào cho hợp tác và lợi ích chung?  Ta sẽ phải trả giá nào nếu đàm phán tan vỡ? Có những nguyên tắc chung, như một giá công bằng chẳng hạn, mà cả hai bên chúng ta cùng tôn trọng không? Thứ hai, các lợi ích chung là những cơ hội, không phải là những thứ từ trên trời rơi xuống. Để tận dụng, bạn phải biết đúc rút gì đó từ các lợi ích chung. Sẽ có ích cho bạn nếu bạn làm rõ lợi ích chung và coi đó là mục đích chung trong đàm phán. Nói cách khác, hãy nhận biết một cách cụ thể lợi ích chung  trong đàm phán và nhìn về tương lai. Thứ ba, chú trọng những lợi ích chung có thể làm cho dàm phán trôi chảy hơn và có khả năng thành công hơn.

                  ♦ Gắn các lợi ích khác nhau lại với nhau.

Nhiều thỏa thuận sáng tạo phản ánh quy luật đạt thỏa thuận nhờ khác biệt. Những khác biệt trong lợi ích và niềm tin làm cho một mặt hàng đối với bạn là một món hời lớn song lại chẳng có giá trị gì đối với phía bên kia.

Loại khác biệt tốt nhất để có thể gắn với nhau là những khác biệt về lợi ích, niềm tin, những giá trị theo thời điểm khác nhau, những dự tính và khả năng chịu mạo hiểm khác nhau.

                  ♦ Hãy hỏi xem họ thích gì?

Một cách để gắn lợi ích với nhau là sáng tạo ra một số phương án bạn chấp nhận được và hỏi  xem phía bên kia thích phương án nào. Bạn muốn biết phương án nào được ưa thích hơn, không nhất thiết là nó có chấp nhận được hay không. Sau đó bạn có thể lấy phương án đó, gia công thêm nữa và lại đưa ra hai hoặc nhiều hơn các biến thể và hỏi xem họ thích phương án nào. Bằng cách này, không chỉ riêng một ai đó phải quyết định. Bạn có thể hoàn thiện được kế hoạch cho đén lúc bạn thấy không thể đạt được điều gì chung nữa.
Trên đây là những cách đàm phán hiệu quả mà các chuyên gia tư vấn xuất nhập khẩu VIETGO đã đúc rút qua hàng chục năm làm việc trong lĩnh vực này. Hy vọng chúng có ích với quý vị. Phòng Tư vấn Xuất Nhập Khẩu, công ty VIETGO kính chúc quý vị thành công. 


Sự thịnh vượng của khách hàng là mục tiêu tối thượng của VIETGO!

 

 

 

 

 

 

 

 

  

Các tin khác

Công ty TNHH VIETGO - VIETGO Co., Ltd

C11, Tầng 5, PULLMAN Hotel (HORISON cũ), 40 Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: +84 4. 32 37 34 26

Email: tuvanxnk.vietgo@gmail.com - Website: www.vietgo.vn

Copyright © 2010 - 2016 VIETGO Inc. All rights reserved.