13:45 PM TIẾP CẬN KHÁCH HÀNG, 19:51 PM CÙNG NGÀY CHỐT HỢP ĐỒNG & HÀNH TRÌNH XUẤT KHẨU THÀNH CÔNG LÔ HÀNG KHẨU TRANG VẢI SANG BỈ CỦA CÔNG TY TNHH TM & DV HC WIN WIN

Đối với đơn hàng này, việc ký hợp đồng không khó vì HC Win Win có đầy đủ các yếu tố khách hàng cần, khó là ở khâu thực hiện. Vì sao tôi nói như vậy, quý vị vui lòng theo dõi tiếp nội dung bên dưới.

Trước tiên, tôi xin được giới thiệu: khách hàng của HC Win Win là một vị thương nhân Bỉ có tên là Klaas Van Dyck.  Và người liên hệ chính với tư vấn viên Vietgo (TVV) là anh Cường – giám đốc công ty.

Đúng 13:45 PM ngày 6/5 (Thứ Tư), tôi – TVV bắt đầu tiếp cận khách hàng, chào hỏi và giới thiệu công ty. Ngay sau khi nhận được tín hiêu, khách lập tức phản hồi: “Tôi cần mua khẩu trang màu và mong muốn được giao hàng ngay. Loại nào mà cô đang có sẵn hàng trong kho, không phải chờ thời gian sản xuất ý nhé. Khẩu trang trắng và đen tôi đã mua đủ rồi. Cô chào cho tôi loại màu sắc, chất liệu 100% cotton”. Tiếp sau tin nhắn đó, Mr. Klaas gửi cho tôi một số các mẫu khẩu trang, màu sắc sặc sỡ có, họa tiết hoa có và họa tiết kẻ cũng có. Thật may mắn, thời điểm đó, tại xưởng của HC Win Win đang có sẵn 200,000 chiếc khẩu trang 2 lớp 100% cotton, với đa dạng các màu sắc và một số mẫu vải kẻ. Tuy không giống với mẫu khách cung cấp, nhưng sau khi gửi ảnh, Mr. Klaas đã bày tỏ sự quan tâm và thích thú. Ông ngay lập tức cung cấp địa chỉ email, địa chỉ giao hàng, phương thức vận chuyển, phương thức báo giá và số lượng cho đơn hàng đặt thử là 10,000 chiếc. Với số lượng này, TVV cũng đã báo trước với ông rằng phí vận chuyển phát nhanh quốc tế sẽ rất lớn. Tuy vậy, do khách hàng của ông đang rất “khát” khẩu trang, nên ông Klaas không ngần ngại khi đưa ra quyết định “Đơn hàng đầu tiên này, tôi muốn được chuyển phát nhanh và giao hàng tận cửa”. Tiếp sau đó, khách trao đổi thêm về số lượng cho mỗi màu và đến 19:51 pm cùng ngày, ông yêu cầu phát hành PI để xử lý thanh toán. Và ngay ngày hôm sau, 07/05 (Thứ Năm), thủ tục thanh toán đã được hoàn tất.

Hình ảnh Invoice của HC Win Win 

Hình ảnh điện chuyển tiền

Do hàng đã có sẵn trong kho, nên anh Cường chỉ mất chưa đầy một ngày thứ Sáu để yêu cầu công nhân đóng gói hàng hóa. Sang ngày thứ Bảy (09/05), hàng hóa đã sẵn sàng trong kho, chỉ chờ tiền vào tài khoản là báo người đến gom hàng. Nhưng chờ đến tận  ngày 11/05, anh Cường vẫn chưa thấy tiền nổi. Lúc này, khách bắt đầu nảy sinh nghi ngờ rằng HC Win Win không có sẵn hàng, mà vẫn đang sản xuất, và lấy lí do chưa nhận được tiền để biện minh cho sự chậm trễ của mình. Mặc dù ngay trước đó, TVV đã gửi hình ảnh hàng hóa đã được đóng sẵn trong thùng, niêm phong và sắp xếp gọn gàng trong góc của nhà kho. Sự nghi ngờ của ông, phần cũng vì, ông thanh toán cho 2 nhà cung cấp khác ở Việt Nam trong cùng ngày, và họ đã xác nhận nhận được tiền rồi. Nhận thấy có sự bất thường, TVV Vietgo kết hợp với anh Cường và nhân viên ngân hàng nơi mở tài khoản cho HC Win Win cùng rà soát lại. Hóa ra, khách hàng đã viết thiếu một ký tự trong tên người thụ hưởng. Vấn đề được phát hiện và xử lý kịp thời, nên ngay ngày hôm sau, HC đã nhận được 100% giá trị đơn hàng.

Hình ảnh đoạn chat khách hàng nghi ngờ khi HC Win Win báo chưa nhận được tiền

Hình ảnh hàng hóa được đóng thùng sẵn sàng trong kho

Tưởng chừng như lô hàng sẽ được gửi đi nhanh chóng và thuận lợi, nhưng khó khăn bắt đầu ập đến đó là khâu vận chuyển. Chắc hẳn, công ty nào đã và đang kinh doanh mặt hàng phòng chống dịch (khẩu trang, găng tay, quần áo bảo hộ y tế) đều thấu hiểu khó khăn này hơn ai hết: Do xuất khẩu ồ ạt, các hãng vận tải chuyển phát nhanh lớn như DHL, TNT, UPS đều hết tải bay nên không nhận mới các lô hàng về sản phẩm phòng dịch. Fedex thì giá quá cao, và nếu vận chuyển bằng hãng này, thì thật sự, anh Cường không còn đồng lãi nào nữa. TVV Vietgo báo cáo vấn đề này cho Mr. Klass nhưng khách không tin. Thật may là trước đó, khách có tiết lộ cũng đang đặt hàng với một vài đối tác khác tại Việt Nam. TVV Vietgo mới báo khách kiểm tra thêm với họ. Và cuối cùng khách cũng thông cảm và dặn dò tìm cách xử lý khó khăn này thật nhanh cho ông. Anh Cường có làm việc với bên hãng vận tải UPS, họ nhận vận chuyển và đến gom hàng nhưng 3 ngày sau đó, hàng vẫn chưa được xử lý. Trong 3 ngày này, ngày nào khác cũng giục rối rít và tương tự, anh Cường cũng giục công ty vận chuyển sáng tối, đều như vắt chanh, đồng thời cũng cố gắng tìm hiểu liên hệ với các công ty vận tải khác để tìm hướng xử lý. Đến ngày thứ 4, tình hình dường như không có gì khả quan hơn. Đến lúc này, khách đã không còn giữ nổi sự bình tĩnh thường ngày. Vừa thức dậy, ông đã gửi luôn một tin nhắn nồng nặc mùi tức giận “Susan, cô phải xử lý vấn đề này cho tôi ngay lập tức. Đây thực sự là một cơn ác mộng?!!! Tôi cần hàng NGAY BÂY GIỜ. Cô nói cô có hàng sẵn, đó là lí do vì sao tôi đặt hàng với cô. Giao hàng ngay bây giờ hoặc trả lại tiền cho tôi. Luôn và ngay”.

Hình ảnh đoạn chat nồng nặc mùi tức giận của khách

Sốt ruột và cũng hoàn toàn thấu hiểu sự tức giận của khách hàng, ngày hôm đó cả TVV Vietgo và anh Cường, rối rít tìm hiểu và liên hệ với tổng hơn 10 công ty vận tải khác nhau. Và cuối cùng, cũng có một công ty hứa có thể xử lý được vấn đề nhưng với chi phí cao hơn. Lúc này đây, anh Cường cũng chẳng ngần ngại chi thêm phần chênh lệch để xử lý cho êm xuôi đơn hàng. Với kinh nghiệm làm kinh doanh lâu năm, anh hoàn toàn hiểu được tầm quan trọng của chữ tín. Khi nhận được phản hồi gay gắt như trên từ phía khách hàng, anh tâm sự cùng tôi rằng “Với tình trạng chậm hàng như này, anh không mong đợi nhận được đơn hàng lặp lại từ khách đâu. Anh chỉ mong sao, khách nhận được hàng sớm thôi. Chứ hàng chưa đến tay khách, anh áy láy lắm”.

Hình ảnh vận đơn của lô hàng

Vậy là sau hơn nửa tháng lo lắng, sốt ruột (12/05 -28/05), ông Klaas đã được tận tay cầm và kiểm tra sản phẩm. Trái lại với những suy nghĩ của anh Cường, khách hàng đã cho chúng tôi một phản hồi rất tích cực và có thể nói phản hồi ấy đã thắp lên trong chúng tôi niềm hy vọng mới về những đơn hàng mới và mối quan hệ hợp tác trong thời gian sắp tới: “Xin chào Susan, tôi đã kiểm tra hàng hóa và tôi rất hài lòng với chất lượng sản phẩm !! Điều đáng buồn duy nhất là chúng tôi đã đồng ý đóng gói cả 5 màu vào 1 túi để có một bộ khẩu trang 5 màu. Tuy nhiên, hàng hóa đã không được đóng gói theo yêu cầu nên chúng tôi đang có 5 chiếc khẩu trang cùng một màu trong một túi. Tôi muốn bán cả một bộ 5 màu với giá tốt cho khách hàng . Nhưng bây giờ tôi sẽ phải đóng gói chúng lại một lần nữa và nó sẽ tốn rất nhiều công sức. Vì vậy, lần sau hãy kiểm tra thật cẩn thận và thực hiện chính xác như những gì chúng ta đã thỏa thuận nhé. Nhưng dù sao đi nữa, thì chúng ta cũng đã có kết quả tích cực: khẩu trang tốt, dịch vụ tuyệt vời vì vậy nếu khách hàng của chúng tôi bán tốt, cô sẽ sẽ sớm nhận được đơn hàng mới”.

Hình ảnh khẩu trang khách hàng đã đặt 

Hình ảnh phản hồi tích cực của khách

Qủa thực, trong chuyến hàng lần này, HC Win Win đã sơ suất trong khâu đóng gói hàng hóa. Tuy nhiên, chất lượng sản phẩm và dịch vụ đã làm hài lòng khách hàng. Điều đó đã tạo lên động lực và hy vọng để HC Win Win phục vụ khách hàng tốt hơn trong những đơn hàng tiếp theo.

Xin chia sẻ thêm về phần dịch vụ của HC Win Win: Trong quá trình trao đổi, mọi thắc mắc và yêu cầu của khách đều được anh Cường phối hợp với TVV Vietgo xử lý rất nhanh chóng và kịp thời. Trong suốt thời gian, hàng bị tắc ở Vietnam, dù có những ngày, không có một tin tích cực trong khâu vận chuyển, nhưng TVV Vietgo vẫn chủ động cập nhật tình hình đều đặn, trước khi khách hàng liên hệ để hỏi han. Điều đó đã tạo nên sự tin tưởng cho khách hàng rằng họ đang làm việc với một công ty uy tín và trách nhiệm.

Dù quá trình xuất khẩu lô hàng khẩu trang vải đầu tiên của HC Win Win gặp nhiều khó khăn, nhưng cũng giúp công ty có những kinh nghiệm và trải nghiệm đáng nhớ. Vietgo xin được chúc mừng thành công của anh Cường nói riêng và HC Win Win nói chung. Hy vọng rằng, công ty sẽ sớm xuất khẩu thành công những đơn hàng mới và có mối quan hệ hợp tác với nhiều đối tác tiềm năng mới.

040620 - NTV