PHƯƠNG PHÁP TIẾP KHÁCH NGOẠI 

Tiếp khách là một trong những bước quan trọng trong quá trình làm xuất khẩu. Sau khi hai bên đã làm quen bước đầu thì việc gặp mặt trực tiếp để trao đổi bàn bạc sâu hơn – tuy không bắt buộc -  là vô cùng cần thiết.

Tùy hoàn cảnh Quý Nhà cung cấp có thể hẹn gặp khách ở một địa điểm phù hợp. Khách có thể có nhu cầu muốn đi thăm xưởng/nhà máy sản xuất/nông trại hoặc ở một nơi trung gian như tại khách sạn của khách, một quán cafe, văn phòng Vietgo… nếu chưa tiện đi thăm xưởng.

Với kinh nghiệm hơn 15 năm hỗ trợ cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu thành công, VIETGO xin đề xuất một số gợi ý sau để buổi tiếp khách được diễn ra thuận lợi:

1.      Thống nhất ngày/ giờ/ địa điểm hẹn hoặc đón khách 1 cách rõ ràng, chính xác.

2.      Ăn mặc lịch sự, đúng mực đi đón khách hoặc có mặt tại văn phòng nơi tiếp khách thật đúng giờ hoặc sớm hơn để thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo thiện cảm với khách.

(Một số Nhà cung cấp thậm chí còn nhiệt tình hỗ trợ khách ngay từ khi khách có dự định sang Việt Nam như hỗ trợ vấn đề visa, đưa đón khách từ sân bay… Khách ngoại sang Việt Nam cũng lạ nước lạ cái như khi chúng ta ra nước ngoài, nên sự nhiệt tình & tận tâm cùng đồng hành với khách chắc chắn sẽ khiến họ rất thiện cảm với Nhà cung đó. Điều này không có nghĩa Nhà cung cấp cứ đưa đón khách là khách sẽ mua hàng từ Nhà cung đó, nhưng chắc chắn đây là một điểm cộng rất lớn, đã được nhiều Nhà cung cấp áp dụng thành công. )

Khách Mỹ nhập khẩu thép & ván sàn cùng Nhà cung cấp tại Văn phòng Vietgo

3.      Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến buổi gặp mặt như tài liệu giới thiệu sản phẩm (profile công ty, giấy phép đăng kí kinh doanh, hình ảnh có sẵn, mẫu hàng). 

Khi khách đến thăm xưởng sản xuất, quý doanh nghiệp nên dẫn khách đi thăm quan toàn bộ khu vực làm việc, hệ thống máy móc, nhà xưởng, nhà kho, khu đóng gói/chế biến. Như vậy khách có thể đánh giá trực tiếp quá trình sản xuất cũng như năng lực của doanh nghiệp mình. Sự chuẩn bị kĩ càng từ phía quý doanh nghiệp sẽ tạo tiền đề cho sự thành công của buổi gặp mặt.

Khách Úc nhập khẩu Gỗ dán phủ phim đi thăm nhà máy trước khi đặt hàng

Khách nông sản Thái Lan đến Việt Nam thăm nông trại trước khi chính thức đặt hàng

*Nếu Quý doanh nghiệp là Công ty Thương mại, nên đến xưởng/nhà máy TRƯỚC KHI dẫn khách đến thăm, để đảm bảo là mình đã hiểu & nắm được đường đi, bố trí nhà máy.

Khách nước ngoài rất tinh ý. Họ có thể nhìn ra nếu Nhà cung cấp lần đầu đến xưởng chỉ qua các chi tiết nhỏ như loay hoay hỏi đường, không biết sự sắp xếp các bộ phận/khu vực trong xưởng, thậm chí có khách vờ hỏi nhà vệ sinh ở đâu ngay khi vừa tới xưởng để kiểm tra độ thông thuộc của nhà cung cấp.

Có khách đã chia sẻ rất thật lòng “Tôi không ngại chuyện làm việc với các công ty thương mại. Họ có thể đóng vai trò đắc lực trong việc giúp tôi tìm ra các nguồn hàng tốt, giá cả cạnh tranh. Tuy nhiên tôi có thể hy vọng gì vào một Nhà cung Thương mại khi mà chính họ cũng lần đầu tới thăm xưởng như tôi? Điều đó chỉ chứng tỏ sự hời hợt, chưa chuẩn bị kĩ. Làm sao tôi có thể yên tâm đặt hàng từ họ?”

Đại diện của doanh nghiệp Mỹ NK gỗ dán mặt birch - nhân viên QC (Quality control) kiểm hàng tại nhà máy

-          Nếu có sự tham gia của tư vấn viên của VIETGO, quý doanh nghiệp nên đưa tư vấn viên đến trước hoặc thống nhất về các nội dung sẽ trao đổi với khách ngày hôm trước, tránh tình trạng Nhà cung cấp & Tư vấn viên không “ăn khớp”, lệch pha khi gặp khách.

-          Nên bố trí nhân viên kỹ thuật, quản lý ở nhà máy/xưởng sản xuất để có thể trả lời được những thắc mắc về chuyên môn của khách trong trường hợp Nhà cung cấp chưa nắm được hoặc chưa tự tin có thể trả lời được.

Khách may mặc Qatar trao đổi trong Văn phòng nhà máy cùng Nhà cung & đại diện nhà máy

-          Nếu Quý doanh nghiệp là Công ty thương mại, cũng cần phải nhớ rằng: Công ty mình mới là Nhà cung cấp cho khách, còn nhà máy/xưởng chỉ đóng vai trò là đơn vị cung cấp hàng hóa, trong thời gian khách đi thăm xưởng tránh tuyệt đối chuyện hoàn toàn phó mặc khách cho xưởng vì nghĩ rằng mình chưa hiểu nhiều về kỹ thuật hoặc cho rằng việc của mình chỉ là đưa khách đến cho xưởng là xong. 

Kể cả mình có là đơn vị thương mại chưa có nhiều kiến thức chuyên môn, nhưng sự chủ động bám sát tiến trình buổi gặp mặt là rất quan trọng. Cần chú ý theo sát khách, thậm chí ghi chép những câu hỏi, thắc mắc, lăn tăn của khách, xem khách thích/không thích cái gì, điều này giúp ích cho quá trình thương lượng, đàm phán cũng như làm hàng cho khách sau này, đồng thời cho khách thấy được vai trò của công ty thương mại.

Nếu vai trò của công ty thương mại chỉ dừng lại ở việc giới thiệu xưởng/nhà máy thì khách sẽ không thật sự coi trọng & không muốn hợp tác lâu dài.

Khách may mặc Hong Kong tại nhà máy cùng Nhà cung Thương mại & đại diện nhà máy

-          Nếu Nhà cung cấp & khách cùng dùng bữa, tùy hoàn cảnh có thể chọn những món ăn bản địa của khách (ví dụ khách Ấn muốn ăn tại nhà hàng Ấn ở Việt Nam) hoặc có những khách rất cởi mở muốn khám phá các món ăn Việt Nam. Nhưng dù ăn gì, ở đâu, cũng nên nhớ bữa ăn vừa là dịp để khách & Nhà cung cấp làm quen sâu hơn, thân thiện cởi mở hơn với nhau, và cũng tranh thủ bàn về công việc luôn. Tránh sa đà rượu bia, nhậu nhẹt, không tỉnh táo khiến khách có ấn tượng không tốt. Làm mất đi sự chuyên nghiệp & trang trọng của buổi gặp mặt.

-          Nên chụp ít nhất một vài bức ảnh trong những dịp như thế này, đây có thể là những tư liệu quý giá có ích cho Quý doanh nghiệp sau này.

Khách Nhật mua nông sản đến gặp Nhà cung cấp tại Việt Nam

-          Kết thúc buổi gặp mặt, nếu có điều kiện, Quý doanh nghiệp có thể tặng khách một món quà nhỏ lưu niệm để thể hiện thiện chí. Món quà không cần phải có giá trị lớn, ví dụ như một gói café, sổ/bưu thiếp in hình danh lam thắng cảnh Việt Nam, bánh mứt kẹo đặc sản Việt Nam hoặc chính sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất như quần áo… Hành động tuy nhỏ, Nhà cung cấp không tốn kém nhiều nhưng lại gây ấn tượng rất tốt với khách về sự chu đáo.

Khách may mặc Ba Lan & đại diện Nhà cung cấp

Trong trường hợp Nhà cung cấp chưa tiện đưa khách đi thăm xưởng/nhà máy/nông trại, có thể hẹn gặp khách ở một nơi trung gian như tại khách sạn của khách, quán cafe, văn phòng Vietgo… Khi đó ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như ăn mặc lịch sự, đúng giờ… cần chuẩn bị các loại hàng mẫu phù hợp cho khách xem: ví dụ các mẫu quần áo, khẩu trang, ống hút gạo/tre/cỏ, các loại nông sản rau củ quả… cùng các Bản kiểm nghiệm sản phẩm (test), các loại Giấy chứng chỉ/Chứng nhận liên quan nếu có, bảng giá sản phẩm, catalogue, hồ sơ năng lực (ability profile), card visit…

Khách Nhật mua bảo hộ lao động gặp gỡ Nhà cung cấp tại Văn phòng Vietgo

Trong thời gian dịch Covid vẫn đang tiếp tục diễn biến phức tạp trên thế giới, việc khách nước ngoài đến Việt Nam thăm xưởng/nhà máy của Nhà cung cấp vẫn bị hạn chế hoặc chưa thể sang, Quý Nhà cung có thể thay thế bằng cách gửi thật nhiều ảnh, video nhà xưởng/sản phẩm, hoặc gọi video call đưa khách đi thăm xưởng online luôn.

Trên đây là những gợi ý được đúc kết từ kinh nghiệm xúc tiến xuất khẩu nhiều năm của Vietgo , hi vọng sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp có được buổi gặp mặt thành công tốt đẹp với khách ngoại!

061120 - KTPH